Wat moet er verplicht op je website staan als ondernemer in België?

Veel ondernemers bouwen een mooie website, steken tijd in hun teksten en foto’s en vergeten dan één belangrijk detail: de wettelijk verplichte vermeldingen.
En dat kan je duur komen te staan. Want in België zijn er een aantal zaken die gewoon op je website horen te staan, of je nu een eenmanszaak runt, een webshop hebt of diensten aanbiedt.

1. Het absolute minimum voor elke ondernemer

Of je nu een zelfstandige kinesist bent in Gent, een boekhoudkantoor runt in Hasselt of online coaching aanbiedt: je website moet een aantal basisgegevens bevatten. Dit is vastgelegd in de Belgische wet op de elektronische handel.

Wat er verplicht op moet staan:

• Je ondernemingsnummer (KBO-nummer). Dit is het nummer dat je bij de oprichting van je zaak hebt gekregen. Het begint met 0 of 1 en telt 10 cijfers. Je zet het best in de footer van je website, zodat het op elke pagina zichtbaar is.
• Je BTW-nummer als je BTW-plichtig bent. Dat is je ondernemingsnummer voorafgegaan door “BE”. Zo wordt 0123.456.789 het BTW-nummer BE0123.456.789. Ben je vrijgesteld van BTW (zoals veel kleine ondernemers onder de kleine ondernemersregeling), dan hoef je dit niet te vermelden.
• De naam of handelsnaam van je bedrijf, precies zoals die geregistreerd staat.
• Je vestigingsadres. Let op: dit moet een echt adres zijn, geen postbus.
• Een e-mailadres of contactformulier waarmee bezoekers je kunnen bereiken. Een contactformulier alleen is niet voldoende als het niet functioneert. Zorg dat berichten ook echt bij je aankomen.

Al deze gegevens horen thuis op een contactpagina of in je footer. Zo zijn ze gemakkelijk terug te vinden, zonder dat iemand moet zoeken.

2. Privacy en gegevensbescherming (AVG/GDPR)

Sinds 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als GDPR, van kracht in de hele Europese Unie en dus ook in België. Als je website ook maar iets doet met persoonsgegevens, dan ben je verplicht om een privacyverklaring te hebben.

Wat zijn persoonsgegevens in dit geval? Denk aan namen en e-mailadressen die via een contactformulier binnenkomen, inschrijvingen op je nieuwsbrief, bestellingen in je webshop of zelfs IP-adressen die worden opgeslagen via Google Analytics.

Kortom: bijna elke website verzamelt op één of andere manier persoonsgegevens. En dus heeft bijna elke ondernemer een privacyverklaring nodig.

Wat staat er in een privacyverklaring?

Je legt uit welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bijhoudt, met wie je ze deelt en hoe iemand zijn of haar gegevens kan laten verwijderen. Je vermeldt ook wie de verwerkingsverantwoordelijke is, dat ben jij als ondernemer.

Er bestaan online generatoren waarmee je een basisversie kunt opstellen. Kijk wel dat je de inhoud aanpast aan jouw situatie en er geen teksten in staan die niet van toepassing zijn op jouw bedrijf.

3. Cookies en cookiebeleid

Als je website cookies plaatst, dan moet je bezoekers daarover informeren én hun toestemming vragen. Dit is opnieuw gebaseerd op de GDPR en op de Belgische cookiewetgeving.

Wat zijn cookies? Kleine bestanden die op het toestel van je bezoeker worden opgeslagen om informatie bij te houden. Denk aan taalvoorkeuren, de inhoud van een winkelmandje of statistieken via Google Analytics.

Niet alle cookies zijn even zwaar. Je onderscheidt:

• Functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het werken van de website. Hiervoor heb je geen toestemming nodig.
• Analytische cookies die bijhouden hoe bezoekers je site gebruiken, zoals Google Analytics. Hiervoor moet je in principe toestemming vragen, tenzij je de anonimisering correct hebt ingesteld.
• Marketingcookies die worden gebruikt voor gerichte advertenties. Hiervoor heb je altijd uitdrukkelijke toestemming nodig.

Wat moet je praktisch doen? Je hebt een cookiebanner nodig die bezoekers informeert en hen de keuze geeft om cookies te accepteren of te weigeren. Die banner mag niet zo ontworpen zijn dat weigeren onmogelijk of heel moeilijk is. Dat is een veelgemaakte fout: een grote groene “Accepteer”-knop en nergens een duidelijke “Weiger”-optie.

Naast de banner heb je een aparte cookiepagina of cookiebijlage bij je privacyverklaring nodig, waarin je uitlegt welke cookies je gebruikt en waarom.

4. Webshops: extra verplichte vermeldingen

Wie online producten of diensten verkoopt, heeft te maken met extra regels. Die zijn vastgelegd in de wet op de marktpraktijken en de richtlijn over consumentenrechten.

Wat moet er extra op staan bij een webshop?

• Duidelijke prijsinformatie.
  De prijs die je toont moet inclusief BTW zijn (als je BTW-plichtig bent) en alle bijkomende kosten zoals verzendkosten moeten duidelijk vermeld staan voor de bestelling wordt afgerond. Geen verrassingen aan de kassa.
• Leveringstermijnen.
  Je moet duidelijk aangeven wanneer een bestelling geleverd wordt.
• Herroepingsrecht.
  Consumenten in België hebben het recht om een aankoop binnen 14 dagen te annuleren, zonder opgave van reden. Je moet hen hierover informeren voor de aankoop en een modelformulier voor herroeping beschikbaar stellen. Als je dit niet doet, wordt de herroepingstermijn verlengd tot 12 maanden.
• Klachtenbehandeling.
  Je moet vermelden hoe een klant een klacht kan indienen en binnen welke termijn je reageert.
• Algemene voorwaarden.
  Dit zijn de spelregels van je webshop: wat je levert, hoe betaald wordt, wat er gebeurt bij problemen. De klant moet deze voor de aankoop kunnen lezen en aanvaarden.
• Verwijzing naar ODR-platform.
  Als je verkoopt aan consumenten binnen de EU, ben je verplicht te verwijzen naar het Online Dispute Resolution-platform van de Europese Commissie. Dit is een platform waar consumenten geschillen online kunnen oplossen. De link die je vermeldt is: ec.europa.eu/consumers/odr

5. Wat als je BTW-plichtig bent?

Als je BTW-plichtig bent, dan gelden er nog een paar extra regels. Je BTW-nummer moet zichtbaar zijn op je website, op je facturen en in je e-mails. Verkoop je aan klanten in andere EU-landen, dan gelden er aanvullende regels rond BTW-vermeldingen en intracommunautaire leveringen. Raadpleeg hiervoor je boekhouder.

6. Hoe ziet dat er in de praktijk uit voor je website?

Een Vlaamse zelfstandige fotograaf in Brugge die via haar website sessies boekt en een paar digitale producten verkoopt, heeft het volgende nodig:

• In de footer: bedrijfsnaam, vestigingsadres, ondernemingsnummer en e-mailadres.
• Een aparte pagina “Privacyverklaring” die uitlegt welke gegevens ze verzamelt via het boekingsformulier en de nieuwsbrief.
• Een cookiebanner die bezoekers de keuze geeft en een cookiepagina die uitlegt welke cookies er actief zijn.
• Algemene voorwaarden die de spelregels beschrijven voor de aankoop van haar digitale producten: betalingstermijnen, herroepingsrecht (of de uitzondering daarop voor digitale producten die meteen beschikbaar zijn), aansprakelijkheid.
• Een verwijzing naar het ODR-platform.

Dat klinkt als veel, maar in de praktijk is het een kwestie van een paar pagina’s toevoegen, je footer aanvullen en een cookiebanner instellen. Eén namiddag werk, en je zit goed.

Wat onthou je voor jouw website?

Elke Belgische ondernemer met een website is wettelijk verplicht om een aantal zaken te vermelden: bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer en contactgegevens.
Wie persoonsgegevens verwerkt, heeft ook een privacyverklaring en cookiebeleid nodig.
Webshops krijgen er nog een aantal verplichtingen bij, zoals het herroepingsrecht en een verwijzing naar het ODR-platform.
Niet alles is even ingewikkeld, maar het is wel belangrijk om het niet te vergeten. Een website zonder deze vermeldingen is niet alleen onvolledig: het kan ook juridische gevolgen hebben.

Even samen naar je website kijken?

boek een gratis kennismaking

geschreven door

Astrid oftewel Online Octopus

Als freelance SEO specialist uit Antwerpen help ik kleine en iets grotere ondernemingen aan een optimale WordPress website die wel werkt én tegelijk klanten aantrekt.